Notice d’information KVKK

La présente notice d’information a été établie par DManagers, en sa qualité de responsable du traitement, conformément à l’article 10 de la loi turque n° 6698 relative à la protection des données personnelles (« KVKK ») et au Communiqué sur les procédures et principes à respecter dans l’exécution de l’obligation d’information.

Responsable du traitement

DManagers

Site internet

dmanagers.com

Demandes et contact

support@dmanagers.com

L’adresse e-mail ci-dessus est notre unique canal de contact pour l’ensemble de vos demandes et requêtes.

DManagers est un service logiciel qui répond, grâce à l’intelligence artificielle, aux messages et commentaires reçus sur les comptes Instagram et Facebook, et qui permet aux entreprises de connecter leurs lignes WhatsApp au tableau de bord pour suivre leurs conversations et leurs appels. Ce fonctionnement donne lieu à deux relations distinctes :

• Nous sommes responsable du traitement pour les données de nos utilisateurs. Nous traitons les données des propriétaires d’entreprise et de leurs représentants habilités qui s’inscrivent au service, pour des finalités et par des moyens que nous déterminons nous-mêmes.
• Nous sommes sous-traitant pour les données des utilisateurs finaux. Pour les messages et commentaires envoyés par les clients de nos utilisateurs et les informations partagées dans les conversations, le responsable du traitement est l’entreprise concernée ; nous traitons ces données uniquement sur les instructions de cette entreprise.
• Nous sommes sous-traitant pour le suivi des lignes WhatsApp. Pour les conversations, les médias, l’historique et les enregistrements des appels des lignes connectées par une entreprise, ainsi que pour les données des collaborateurs et des tiers qu’ils contiennent (personnes avec lesquelles la ligne échange par message ou par téléphone, et personnes enregistrées dans les contacts du téléphone de la ligne), le responsable du traitement est l’entreprise qui a connecté la ligne. Nous traitons ces données uniquement pour fournir le service et sur les instructions de l’entreprise ; il appartient à l’entreprise de déterminer la base juridique du traitement et d’informer les personnes concernées.

Identité

Nom, prénom, informations sur le représentant habilité de l’entreprise.

Contact

Adresse e-mail, numéro de téléphone, contenu des échanges.

Données de connexion via un réseau social

En cas de connexion avec Google ou Facebook, le nom, l’adresse e-mail, l’identifiant de compte et l’adresse de la photo de profil partagés par ce fournisseur (nous ne conservons pas de copie de la photo).

Opérations clients

Informations sur l’abonnement et le forfait, compteurs d’utilisation des messages, historique des demandes et des réclamations.

Sécurité des opérations

Adresse IP, journaux de session et de connexion, informations sur l’appareil et le navigateur, empreinte du mot de passe, jetons d’accès.

Finances

Informations de facturation, statut et montant du paiement (les données de carte restent chez l’établissement de paiement et ne sont pas conservées par nous).

Enregistrements visuels et sonores

Images envoyées dans les conversations, images des publications et des Reels, messages vocaux et leur transcription.

Données des comptes de réseaux sociaux

Identifiant, nom, image de profil et étendue des autorisations du compte Instagram et de la Page Facebook connectés.

Données de conversation et de contenu

Messages directs, commentaires, réponses du bot et réponses apportées aux champs que vous définissez dans la configuration de collecte de leads.

Marketing

Votre consentement et vos préférences concernant les communications électroniques commerciales.

Conversations WhatsApp

Textes des messages des conversations individuelles des lignes connectées ; version d’origine des messages supprimés et modifiés ; positions et fiches de contact ; numéro de téléphone, nom WhatsApp et photo de profil WhatsApp de l’interlocuteur.

Noms des contacts WhatsApp

Noms enregistrés dans les contacts du téléphone de la ligne connectée, associés au numéro ou à l’identifiant WhatsApp de la personne ; uniquement pour afficher la personne dans les conversations sous le nom enregistré dans le téléphone. WhatsApp envoie les contacts à l’appareil connecté ; le tableau de bord n’affiche pas l’intégralité des contacts, mais uniquement les noms des personnes avec lesquelles la ligne échange.

Médias WhatsApp

Images, enregistrements audio, vidéos et documents envoyés et reçus dans les conversations.

Enregistrements et métadonnées des appels

Sens de l’appel, numéro et nom de l’interlocuteur, heures de début et de fin, durée et issue ; si l’enregistrement est activé, l’enregistrement audio de l’appel et l’annonce d’enregistrement.

Données des collaborateurs et des tiers

Données des collaborateurs qui utilisent la ligne connectée et des personnes qui échangent avec eux par message ou par téléphone, figurant dans les conversations et les appels ci-dessus ; pour les personnes enregistrées dans les contacts du téléphone de la ligne — même si elles n’ont jamais échangé avec la ligne —, leur nom dans les contacts et leur numéro ou identifiant WhatsApp ; numéro, nom de profil et historique de connexion de la ligne.

Selon leur contenu, les conversations WhatsApp peuvent également contenir des catégories particulières de données personnelles. Nous recommandons aux entreprises de ne pas utiliser leurs lignes connectées pour demander ou partager de telles données.

• Création de l’inscription, vérification de l’identité et sécurité du compte ;
• Fourniture du service : génération de réponses aux messages et commentaires en votre nom, gestion des conversations dans le tableau de bord ;
• Fourniture du suivi des lignes WhatsApp : connexion des lignes au tableau de bord, affichage des conversations et des appels dans le tableau de bord, envoi de messages et passage d’appels depuis le tableau de bord, enregistrement facultatif des appels, notification par e-mail en cas de perte de connexion d’une ligne ;
• Exécution des obligations contractuelles, suivi de l’abonnement et du quota de messages ;
• Facturation, encaissement et tenue des registres comptables ;
• Traitement des demandes d’assistance et gestion des communications ;
• Mise en œuvre des processus de sécurité de l’information, prévention des abus et de la fraude ;
• Développement du service, correction des erreurs et mesure de sa qualité ;
• Communication d’informations aux autorités et organismes compétents, exécution des obligations légales ;
• Réalisation d’activités promotionnelles et marketing, si vous y avez consenti explicitement.

Les données personnelles traitées aux fins ci-dessus reposent sur les bases juridiques suivantes, prévues à l’article 5 de la KVKK :

Art. 5/2-a — Traitement expressément prévu par la loi

Obligations de tenue de registres découlant de la législation fiscale, commerciale et relative au commerce électronique.

Art. 5/2-c — Conclusion ou exécution d’un contrat

Création de l’inscription, fourniture du service, processus d’abonnement et d’encaissement.

Art. 5/2-ç — Respect d’une obligation légale

Réponse aux demandes des autorités compétentes, facturation.

Art. 5/2-e — Constatation, exercice ou protection d’un droit

Conservation des enregistrements pouvant servir de preuve en cas de litige.

Art. 5/2-f — Intérêt légitime

Sécurité de l’information, prévention des abus, amélioration du service.

Art. 5/1 — Consentement explicite

Envoi de communications électroniques commerciales et transferts à l’étranger en l’absence de garanties appropriées.

Les données personnelles sont collectées par des moyens totalement ou partiellement automatisés, via les formulaires de notre site et du tableau de bord, les procédures d’inscription et de connexion (y compris la connexion avec Google ou Facebook), les fichiers que vous importez, les échanges par e-mail et avec l’assistance, ainsi que les interfaces de programmation d’applications (API) officielles fournies par Meta.

L’accès à votre compte de réseau social est établi grâce à l’autorisation que vous accordez sur l’écran de connexion propre à Meta ; le mot de passe de votre compte ne nous est transmis à aucun moment.

Pour le suivi des lignes WhatsApp, les données sont collectées par des moyens automatisés, via la session d’appareil connecté que l’entreprise établit par QR code. Cette connexion n’est pas l’interface professionnelle officielle de WhatsApp ; les conversations et les appels sont reçus en temps réel tant que la ligne reste connectée. Si l’entreprise a choisi d’importer les conversations passées lors de l’ajout de la ligne, chaque fois que la ligne est (ré)associée par QR code, sont également reçus les conversations individuelles des 30 derniers jours que WhatsApp transfère vers l’appareil connecté (hors fichiers multimédias) ainsi que les appels de la même période figurant dans l’historique des appels du téléphone ; cela inclut les messages écrits et les appels passés avant la connexion et pendant les périodes où la ligne n’était pas connectée. Si l’entreprise ne l’a pas choisi, seules les conversations et les appels postérieurs à la connexion sont enregistrés dans le tableau de bord ; les messages écrits et les appels passés avant la connexion ne sont ni importés dans le tableau de bord ni conservés. Même dans ce cas, les données de synchronisation initiale que WhatsApp envoie à l’appareil connecté lors de l’association (qui peuvent aussi inclure les conversations récentes antérieures à la connexion et l’historique des appels du téléphone) sont lues pour la configuration technique de la connexion ; les anciens appels et messages qu’elles contiennent sont supprimés sans être enregistrés, et seules sont conservées les informations techniques de correspondance nécessaires au fonctionnement de la connexion (comme la correspondance entre l’identifiant WhatsApp et le numéro de téléphone des personnes avec lesquelles la ligne échange) ainsi que les noms des contacts servant à afficher les noms dans les conversations (voir ci-dessous).

Afin d’afficher les personnes dans les conversations sous le nom enregistré dans le téléphone de la ligne, les noms des contacts que WhatsApp envoie à l’appareil connecté sont également reçus : l’intégralité des contacts lorsque la ligne est associée par QR code, puis les modifications ultérieures, même si l’import de l’historique n’est pas sélectionné. Le tableau de bord n’affiche pas l’intégralité des contacts, mais uniquement les noms des personnes avec lesquelles la ligne échange. La photo de profil WhatsApp de ces personnes est récupérée auprès de WhatsApp si les paramètres de confidentialité WhatsApp de la personne le permettent.

Transferts en Turquie (art. 8)

Vos données personnelles peuvent être transférées, dans la limite des finalités ci-dessus, aux fournisseurs auprès desquels nous obtenons des services de cloud et d’hébergement, à l’établissement de paiement, à nos experts-comptables et conseils juridiques, aux cabinets d’audit et, sur demande, aux autorités et organismes publics compétents.

Transferts à l’étranger (art. 9)

Certains des fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle et d’infrastructure cloud auxquels nous faisons appel pour fournir le service sont établis à l’étranger. Vos données personnelles, y compris le contenu des messages, peuvent donc être transférées à l’étranger. Les transferts sont effectués sur la base de garanties appropriées telles que les contrats types publiés par le Conseil de protection des données personnelles, des engagements écrits ou des règles d’entreprise contraignantes et, à défaut, sur la base de votre consentement explicite.

Les transferts vers les sociétés de Meta Platforms sont inhérents à la nature même du service : c’est le seul moyen de recevoir et d’envoyer les messages et commentaires.

Données du suivi des lignes WhatsApp

Les conversations, médias et enregistrements d’appels WhatsApp sont conservés et traités sur l’infrastructure de Supabase pour la base de données et le stockage de fichiers, et sur celle de Railway pour les serveurs applicatifs. Ces fournisseurs étant situés à l’étranger, le transfert est soumis aux garanties de l’art. 9 mentionnées ci-dessus. Les données WhatsApp ne sont pas transférées aux fournisseurs d’intelligence artificielle et ne sont partagées avec personne à des fins publicitaires ou d’analyse.

Par nature, l’envoi et la réception des messages passent par l’infrastructure de WhatsApp (Meta). Dans la notification envoyée par e-mail en cas de perte de connexion d’une ligne, seuls le nom de la ligne et les quatre derniers chiffres du numéro sont transmis au prestataire d’envoi d’e-mails.

Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées et pendant les délais de prescription prévus par la législation applicable. À l’expiration de cette durée ou lorsque les conditions du traitement ne sont plus réunies, les données sont supprimées, détruites ou anonymisées.

Données d’inscription et de compte

Pendant toute la durée de l’inscription ; supprimées dans les 30 jours suivant sa fin.

Données de conversation et de contenu

Tant que le compte est ouvert ; supprimées à la fermeture du compte ou à votre demande.

Journaux de sécurité des opérations

12 mois au maximum.

Factures et documents comptables

10 ans, conformément à la législation applicable.

Consentements aux communications électroniques commerciales

3 ans à compter du retrait du consentement.

Messages et historique des appels WhatsApp

Tant que le compte est ouvert, sans limite de durée ; supprimés à la fermeture du compte ou sur demande. Si l’option « Supprimer aussi toutes ses données » est sélectionnée lors de la suppression d’une ligne depuis le tableau de bord, les conversations et l’historique des appels de cette ligne sont supprimés immédiatement ; dans le cas contraire, ils sont conservés.

Fichiers multimédias WhatsApp

12 mois ; à l’issue de cette durée, le fichier est supprimé et l’enregistrement du message est conservé.

Enregistrements audio des appels WhatsApp

90 jours ; à l’issue de cette durée, le fichier audio est supprimé et l’historique des appels est conservé.

Historique de connexion WhatsApp

180 jours (à l’exception de la confirmation d’ajout de ligne et de l’enregistrement de suppression de ligne ; voir ci-dessous) ; supprimé immédiatement lorsque la ligne est supprimée avec l’option « Supprimer aussi toutes ses données ».

Confirmation d’ajout de ligne WhatsApp

La date de la confirmation donnée lors de l’ajout de la ligne (attestant que la ligne appartient à votre entreprise et que les collaborateurs ont été informés au préalable) et celle de l’enregistrement de suppression de la ligne, ainsi que l’utilisateur ayant confirmé : conservées tant que le compte est ouvert, même si la ligne est supprimée du tableau de bord ; non soumises à la durée de 180 jours applicable à l’historique de connexion. Supprimées à la fermeture du compte.

Clés de session WhatsApp

Supprimées lorsque la ligne est supprimée ou que sa session est fermée ; au plus tard 2 jours après la suppression de la ligne.

Photo de profil WhatsApp de la ligne et annonce d’enregistrement

Tant que la ligne est utilisée ; généralement supprimées dans un délai d’un jour lorsque la ligne est supprimée du tableau de bord avec l’option « Supprimer aussi toutes ses données » ou à la fermeture du compte.

Noms figurant dans les contacts du téléphone de la ligne

Tant que la session de la ligne est ouverte. Lorsque la session de la ligne est fermée (depuis le Tableau de bord ou depuis le téléphone) ou que la ligne est reconnectée avec un nouveau QR code, les noms des contacts ainsi que les noms des contacts affichés dans les conversations sont supprimés. Lorsque la ligne est supprimée, ses contacts sont supprimés (au plus tard 2 jours après la suppression de la ligne) ; seuls les noms des personnes avec lesquelles la ligne a échangé, tels qu’affichés dans les conversations, sont conservés avec la conversation, et ils sont également supprimés si la ligne est supprimée avec l’option « Supprimer aussi toutes ses données ». Supprimés immédiatement à la fermeture du compte.

Photos de profil WhatsApp des personnes avec lesquelles la ligne échange

Tant que la conversation est conservée ; lorsqu’un nouveau message arrive dans la conversation, la photo est revérifiée au plus une fois tous les 7 jours. Si la personne supprime ou masque sa photo, celle-ci est supprimée lors de la vérification suivante. Généralement supprimées dans un délai d’un jour lorsque la ligne est supprimée du tableau de bord avec l’option « Supprimer aussi toutes ses données » ou à la fermeture du compte ; les conversations d’une ligne supprimée sans cocher cette option sont conservées avec leurs photos.

Fichiers WhatsApp à la fermeture du compte ou à la suppression d’une ligne avec toutes ses données

Après la suppression du compte ou de la ligne (avec l’option « Supprimer aussi toutes ses données »), les fichiers multimédias, les enregistrements audio des appels, les annonces et les photos de profil sont supprimés de l’espace de stockage lors de la maintenance quotidienne (généralement dans un délai d’un jour).

La procédure pour transmettre votre demande de suppression est décrite sur la page Suppression des données.

Conformément à l’article 11 de la KVKK, en vous adressant au responsable du traitement, vous avez le droit de :

• savoir si vos données personnelles sont traitées ;
• demander des informations à ce sujet si elles l’ont été ;
• connaître la finalité du traitement et savoir si les données sont utilisées conformément à cette finalité ;
• connaître les tiers, en Turquie ou à l’étranger, auxquels elles ont été transférées ;
• demander leur rectification si elles ont été traitées de manière incomplète ou inexacte ;
• demander leur suppression ou leur destruction dans les conditions prévues par la loi ;
• demander que les rectifications, suppressions et destructions soient notifiées aux tiers auxquels les données ont été transférées ;
• vous opposer à un résultat qui vous est défavorable et qui découle de l’analyse des données exclusivement au moyen de systèmes automatisés ;
• demander réparation du préjudice subi en cas de traitement illicite.

Vous pouvez transmettre vos demandes relatives à vos droits par e-mail, conformément au Communiqué sur les procédures et principes de demande auprès du responsable du traitement :

1. Écrivez à l’adresse support@dmanagers.com depuis l’adresse e-mail enregistrée dans notre système. L’utilisation de l’adresse enregistrée est nécessaire pour que nous puissions vérifier votre identité.
2. Indiquez « Demande KVKK » dans l’objet et précisez clairement votre demande.
3. Si vous le souhaitez, vous pouvez signer votre demande au moyen d’une signature électronique sécurisée ou d’une signature mobile et l’envoyer à la même adresse.

Votre demande doit indiquer vos nom et prénom, votre numéro d’identité national turc (numéro de passeport pour les ressortissants étrangers), des coordonnées nous permettant de vous répondre et l’objet de votre demande.

Nous traitons votre demande gratuitement, dans les meilleurs délais selon sa nature et au plus tard dans un délai de 30 jours. Si le traitement entraîne un coût supplémentaire, des frais peuvent être perçus selon le barème fixé par le Conseil de protection des données personnelles. En cas de rejet de votre demande, si vous estimez la réponse insuffisante ou si aucune réponse n’est apportée dans le délai imparti, vous pouvez déposer une plainte auprès du Conseil de protection des données personnelles dans un délai de 30 jours à compter de la date à laquelle vous avez pris connaissance de la réponse et, en tout état de cause, dans un délai de 60 jours à compter de la date de la demande.

Le détail du traitement des données figure sur la page Politique de confidentialité, et les conditions d’utilisation du service sur la page Conditions d’utilisation.