KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla DManagers tarafından hazırlanmıştır.

Veri sorumlusu

DManagers

İnternet sitesi

dmanagers.com

Başvuru ve iletişim

[email protected]

Tüm başvuru ve talepleriniz için tek iletişim kanalımız yukarıdaki e-posta adresidir.

DManagers, Instagram ve Facebook hesaplarına gelen mesaj ve yorumlara yapay zeka ile yanıt veren ve işletmelerin WhatsApp hatlarını panele bağlayarak yazışma ve aramalarını takip etmesini sağlayan bir yazılım hizmetidir. Bu yapı iki farklı ilişki doğurur:

• Kullanıcılarımızın verilerinde veri sorumlusuyuz. Hizmete kaydolan işletme sahibi ve yetkililerinin verilerini kendi belirlediğimiz amaç ve araçlarla işleriz.
• Son kullanıcı verilerinde veri işleyeniz. Kullanıcılarımızın müşterilerinin gönderdiği mesaj, yorum ve sohbette paylaşılan bilgilerde veri sorumlusu ilgili işletmedir; biz bu verileri yalnızca işletmenin talimatı doğrultusunda işleriz.
• WhatsApp hat takibinde veri işleyeniz. İşletmenin bağladığı hatların yazışmaları, medyası, arama geçmişi ve kayıtları ile bunlarda yer alan personel ve üçüncü kişi (yazışılan, görüşülen kişiler ve hattın telefon rehberinde kayıtlı kişiler) verilerinde veri sorumlusu hattı bağlayan işletmedir. Bu verileri yalnız hizmeti sunmak için ve işletmenin talimatıyla işleriz; işlemenin hukuki sebebini belirlemek ve ilgili kişileri aydınlatmak işletmeye aittir.

Kimlik

Ad, soyad, işletme yetkilisi bilgisi.

İletişim

E-posta adresi, telefon numarası, yazışma içerikleri.

Müşteri işlem

Abonelik ve paket bilgisi, mesaj kullanım sayaçları, talep ve şikâyet kayıtları.

İşlem güvenliği

IP adresi, oturum ve giriş kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgisi, parola özeti, erişim jetonları.

Finans

Fatura bilgileri, ödeme durumu ve tutarı (kart bilgisi ödeme kuruluşunda kalır, tarafımızca saklanmaz).

Görsel ve işitsel kayıtlar

Sohbette gönderilen görseller, gönderi/Reels görselleri, sesli mesajlar ve bunların yazıya dönüştürülmüş hâli.

Sosyal medya hesap verileri

Bağlanan Instagram hesabı ve Facebook sayfasının kimliği, adı, profil görseli, izin kapsamı.

Sohbet ve içerik verileri

Doğrudan mesajlar, yorumlar, botun verdiği yanıtlar ve veri toplama kurulumunda tanımladığınız alanlara verilen cevaplar.

Pazarlama

Ticari elektronik ileti onayı ve tercihleriniz.

WhatsApp yazışmaları

Bağlı hatların bire bir sohbetlerindeki mesaj metinleri; silinen ve düzenlenen mesajların ilk hâli; konum ve kişi kartları; yazışılan kişinin telefon numarası, WhatsApp adı ve WhatsApp profil fotoğrafı.

WhatsApp rehber adları

Bağlı hattın telefon rehberinde kayıtlı adlar, kişinin WhatsApp numarası ya da kimliğiyle eşleştirilmiş olarak; yalnız sohbetlerde kişiyi telefonda kayıtlı adıyla göstermek için. WhatsApp rehberi bağlı cihaza gönderir; panelde rehberin tamamı değil, yalnız yazışılan kişilerin adı görünür.

WhatsApp medyası

Sohbetlerde gönderilen ve alınan görsel, ses kaydı, video ve belgeler.

Arama kayıtları ve meta verileri

Aramanın yönü, karşı tarafın numarası ve adı, başlangıç ve bitiş zamanı, süresi ve sonucu; kayıt açıksa aramanın ses kaydı ve kayıt anonsu.

Personel ve üçüncü kişi verileri

Bağlı hattı kullanan personelin ve onunla yazışan ya da görüşen kişilerin yukarıdaki yazışma ve aramalarda yer alan verileri; hattın telefon rehberinde kayıtlı kişilerin — hatla hiç yazışmamış olsalar da — rehberdeki adı ile WhatsApp numarası ya da kimliği; hattın numarası, profil adı ve bağlantı geçmişi.

WhatsApp yazışmaları, içeriklerine bağlı olarak özel nitelikli kişisel veri de içerebilir. İşletmelerin bağlı hatları bu tür verileri talep etmek veya paylaşmak için kullanmamasını öneririz.

• Üyelik kaydının oluşturulması, kimlik doğrulama ve hesap güvenliğinin sağlanması,
• Hizmetin sunulması: mesaj ve yorumlara sizin adınıza yanıt üretilmesi, sohbetlerin panelde yönetilmesi,
• WhatsApp hat takibinin sunulması: hatların panele bağlanması, yazışma ve aramaların panelde gösterilmesi, panelden mesaj gönderilmesi ve arama yapılması, isteğe bağlı arama kaydı, hat bağlantısı koptuğunda e-posta ile bildirim,
• Sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, abonelik ve mesaj hakkının takibi,
• Faturalandırma, tahsilat ve muhasebe kayıtlarının tutulması,
• Destek taleplerinin karşılanması ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, kötüye kullanım ve dolandırıcılığın önlenmesi,
• Hizmetin geliştirilmesi, hataların giderilmesi ve kalitesinin ölçülmesi,
• Yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Açık rızanız bulunması hâlinde tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi.

Yukarıdaki amaçlarla işlenen kişisel veriler, KVKK’nın 5. maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanmaktadır:

m. 5/2-a — Kanunlarda açıkça öngörülmesi

Vergi, ticaret ve elektronik ticaret mevzuatından doğan kayıt yükümlülükleri.

m. 5/2-c — Sözleşmenin kurulması veya ifası

Üyelik oluşturulması, hizmetin sunulması, abonelik ve tahsilat süreçleri.

m. 5/2-ç — Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi

Yetkili kurumların taleplerinin karşılanması, faturalandırma.

m. 5/2-e — Hakkın tesisi, kullanılması veya korunması

Uyuşmazlık hâlinde delil teşkil edecek kayıtların saklanması.

m. 5/2-f — Meşru menfaat

Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hizmetin iyileştirilmesi.

m. 5/1 — Açık rıza

Ticari elektronik ileti gönderimi ve uygun güvence bulunmayan hâllerde yurt dışına aktarım.

Kişisel veriler; internet sitemiz ve panel üzerindeki formlar, kayıt ve giriş işlemleri, yüklediğiniz dosyalar, e-posta ve destek yazışmaları ile Meta tarafından sunulan resmî uygulama programlama arayüzleri (API) aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

Sosyal medya hesabınıza erişim, Meta'nın kendi giriş ekranı üzerinden verdiğiniz izinle kurulur; hesap şifreniz hiçbir aşamada tarafımıza iletilmez.

WhatsApp hat takibinde veriler, işletmenin QR kodla bağladığı bağlı cihaz oturumu üzerinden, otomatik yollarla toplanır. Bu bağlantı WhatsApp’ın resmî iş arayüzü değildir; yazışmalar ve aramalar, hat bağlı kaldığı sürece gerçek zamanlı olarak alınır. İşletme hattı eklerken geçmiş yazışmaların aktarılmasını seçtiyse, hat her QR kodla (yeniden) eşleştirildiğinde ayrıca WhatsApp’ın bağlı cihaza aktardığı son 30 güne ait bire bir yazışmalar (medya dosyaları hariç) ve telefonun arama geçmişindeki aynı döneme ait aramalar alınır; bağlantıdan önce ve hattın bağlı olmadığı dönemde yazılmış mesajlar ve yapılmış aramalar da bu kapsamdadır. İşletme bunu seçmediyse panele yalnız bağlantıdan sonraki yazışmalar ve aramalar kaydedilir; bağlantıdan önce yazılmış mesajlar ve yapılmış aramalar panele aktarılmaz ve saklanmaz. WhatsApp’ın eşleştirme sırasında bağlı cihaza gönderdiği ilk eşitleme verisi (bağlantıdan önceki son sohbetleri ve telefonun arama geçmişini de içerebilir) bu durumda da bağlantının teknik kurulumu için okunur; içindeki eski aramalar ve mesajlar kaydedilmeden atılır, yalnız bağlantının çalışması için gereken teknik eşleme bilgileri (yazışılan kişilerin WhatsApp kimliği ile telefon numarası eşleşmesi gibi) ile sohbetlerde ad göstermek için rehber adları (aşağıda) saklanır.

Sohbetlerde kişileri hattın telefonunda kayıtlı adlarıyla göstermek için WhatsApp’ın bağlı cihaza gönderdiği rehber adları da alınır: hat QR kodla eşleştirildiğinde rehberin tamamı, sonra yapılan değişiklikler; geçmiş aktarımı seçilmese de. Panelde rehberin tamamı değil, yalnız yazışılan kişilerin adı görünür. Yazışılan kişilerin WhatsApp profil fotoğrafı, kişinin WhatsApp gizlilik ayarı izin veriyorsa WhatsApp’tan alınır.

Yurt içi aktarım (m. 8)

Kişisel verileriniz; bulut ve barındırma hizmeti aldığımız tedarikçilere, ödeme kuruluşuna, mali müşavir ve hukuk danışmanlarımıza, denetim firmalarına ve talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilir.

Yurt dışına aktarım (m. 9)

Hizmetin sunulabilmesi için kullandığımız yapay zeka model sağlayıcıları ile bulut altyapı sağlayıcılarının bir kısmı yurt dışında yerleşiktir. Bu nedenle mesaj içerikleri dâhil kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilmektedir. Aktarımlar; Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmeler, taahhütname veya bağlayıcı şirket kuralları gibi uygun güvencelere dayanılarak, bunların bulunmadığı hâllerde ise açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir.

Meta Platforms şirketlerine yapılan aktarım, hizmetin doğası gereği zorunludur: mesaj ve yorumların alınıp gönderilebilmesi ancak bu yolla mümkündür.

WhatsApp hat takibi verileri

WhatsApp yazışmaları, medyası ve arama kayıtları; veritabanı ve dosya deposu için Supabase, uygulama sunucuları için Railway altyapısında saklanır ve işlenir. Bu sağlayıcılar yurt dışında bulunduğundan aktarım yukarıdaki m. 9 güvencelerine tabidir. WhatsApp verileri yapay zeka sağlayıcılarına aktarılmaz; reklam veya analiz amacıyla kimseyle paylaşılmaz.

Mesajların gönderilip alınması doğası gereği WhatsApp (Meta) altyapısı üzerinden gerçekleşir. Hat bağlantısı koptuğunda gönderilen e-posta bildiriminde yalnız hattın adı ve numaranın son dört hanesi e-posta gönderim sağlayıcısına iletilir.

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri kadar saklanır. Sürenin sona ermesi veya işleme şartlarının ortadan kalkması hâlinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Üyelik ve hesap verileri

Üyelik süresince; sona ermesinden itibaren 30 gün içinde silinir.

Sohbet ve içerik verileri

Hesap açık olduğu sürece; hesap kapanışında veya talebiniz üzerine silinir.

İşlem güvenliği kayıtları

En fazla 12 ay.

Fatura ve muhasebe kayıtları

İlgili mevzuat gereği 10 yıl.

Ticari elektronik ileti onayları

Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl.

WhatsApp mesajları ve arama geçmişi

Hesap açık olduğu sürece, süre sınırı olmadan; hesap kapanışında veya talep üzerine silinir. Bir hattı panelden silerken “bütün verilerini de sil” seçilirse o hattın yazışmaları ve arama geçmişi hemen silinir; seçilmezse kalır.

WhatsApp medya dosyaları

12 ay; süre sonunda dosya silinir, mesaj kaydı kalır.

WhatsApp arama ses kayıtları

90 gün; süre sonunda ses dosyası silinir, arama geçmişi kalır.

WhatsApp bağlantı geçmişi

180 gün (hat ekleme onayı ve hat silme kaydı hariç; aşağıda); hat “bütün verilerini de sil” seçilerek silinince hemen silinir.

WhatsApp hat ekleme onayı

Hattı eklerken verdiğiniz onayın (hattın şirketinize ait olduğu ve personelin önceden bilgilendirildiği) ve hattın silinme kaydının tarihi ile onaylayan kullanıcı: hesap açık olduğu sürece, hat panelden silinse de; bağlantı geçmişinin 180 günlük süresine tabi değildir. Hesap kapanışında silinir.

WhatsApp oturum anahtarları

Hat silindiğinde veya oturum kapatıldığında silinir; hat silindikten sonra en geç 2 gün içinde.

Hattın WhatsApp profil fotoğrafı ve kayıt anonsu

Hat kullanımda olduğu sürece; hat panelden “bütün verilerini de sil” seçilerek silinince ya da hesap kapanınca genellikle bir gün içinde silinir.

Hattın telefon rehberindeki adlar

Hattın oturumu açık olduğu sürece. Hattın oturumu kapatıldığında (Panel’den ya da telefondan) veya hat yeni QR kodla yeniden bağlandığında, rehber adları ve sohbetlerde gösterilen rehber adları silinir. Hat silindiğinde rehber silinir (hat silindikten sonra en geç 2 gün içinde); yalnız yazışılan kişilerin sohbetlerde gösterilen adları sohbetle birlikte kalır, hat “bütün verilerini de sil” seçilerek silinirse onlar da silinir. Hesap kapanınca hemen silinir.

Yazışılan kişilerin WhatsApp profil fotoğrafları

Sohbet saklandığı sürece; fotoğraf sohbette yeni bir mesaj olduğunda en çok 7 günde bir yeniden kontrol edilir. Kişi fotoğrafını kaldırır ya da gizlerse sonraki kontrolde silinir. Hat panelden “bütün verilerini de sil” seçilerek silinince ya da hesap kapanınca genellikle bir gün içinde silinir; bu seçenek işaretlenmeden silinen hattın sohbetleri fotoğraflarıyla kalır.

Hesap kapanınca ya da hat bütün verileriyle silinince WhatsApp dosyaları

Hesap ya da hat (“bütün verilerini de sil” seçilerek) silindikten sonra medya dosyaları, arama ses kayıtları, anonslar ve profil fotoğrafları depodan günlük bakımda (genellikle bir gün içinde) silinir.

Silme talebinizi nasıl ileteceğiniz Veri Silme sayfasında anlatılmıştır.

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak e-posta yoluyla iletebilirsiniz:

1. Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine yazın. Kayıtlı adresi kullanmanız, kimliğinizi doğrulayabilmemiz için gereklidir.
2. Konu satırına “KVKK Başvurusu” yazın ve talebinizi açıkça belirtin.
3. Dilerseniz başvurunuzu güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak aynı adrese gönderebilirsiniz.

Başvurunuzda ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport numarası), size dönüş yapabileceğimiz iletişim bilgisi ve talebinizin konusu yer almalıdır.

Talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Verilerin nasıl işlendiğine dair ayrıntılar Gizlilik Politikası, hizmetin kullanım koşulları ise Kullanım Şartları sayfasındadır.